Code de conduite professionnelle et politique et procédures associées

Le texte qui suit est une traduction libre du texte de la version originale anglaise. En cas de divergences, c’est la version anglaise qui prévaut.

Bodycad, Inc. (« Bodycad » ou la « Compagnie ») s’engage à être un important fabricant et distributeur de produits orthopédiques personnalisés et les instruments de soutien. Nous assurons l’atteinte de cet objectif en offrant des produits de haute qualité à nos clients, en mettant constamment l'accent sur l’innovation et la haute qualité, en fournissant un support réactif et une éducation de nos produits à nos clients, en traitant équitablement nos clients et en maintenant un environnement stimulant, ouvert, innovant et productif pour nos employés. L’adhésion aux politiques évoquée dans ce Code de conduite professionnelle et politique et procédures associées (le « Code ») est un élément essentiel pour atteindre ces objectifs. 

La Compagnie s’engage à offrir, en temps opportun, des conseils spécifiques à ses employés concernant le Code. Si un employé a des questions concernant le respect du Code ou ressent le besoin de demander conseil concernant les aspects légaux et/ou éthiques d’un certain comportement, l’employé doit contacter le PDG de Bodycad, Jean Robichaud.

January 1, 2015
Rév 01.15

I. Aperçu

A. Objectif du Code

L’objectif du Code de Bodycad est de fournir un énoncé sur les principes fondamentaux, et une description générale de certaines politiques et procédures clés de Bodycad, régissant la conduite des affaires de la Compagnie de manière juridiquement et éthiquement appropriée. Le principe le plus fondamental du Code est que toutes affaires menées par la Compagnie et les employés ou retenues par la Compagnie doivent répondre à des normes d’éthiques commerciales et personnelles élevées en plus de se conformer avec la lettre et l’esprit de tous les lois, règlements et politiques applicables. Le non-respect des normes contenues dans ce Code peut nuire, dans certain cas de manières irréparable, la réputation de la Compagnie, les relations commerces et avec les clients ainsi que les opportunités commerciales. De plus, une conduite qui viole les lois ou réglementations peut soumettre les personnes impliquées, la Compagnie et ses dirigeants, à des responsabilités civiles et/ou pénales. En conséquence, la Compagnie ne tolèrera pas une conduite non conforme au Code, pour mettre fin à une telle conduite qui pourrait survenir dès que c’est raisonnablement possible après la découverte, et pour discipliner ceux qui enfreignent le Code et les procédures et les politiques, incluant les individus qui n’exercent pas une supervision appropriée pour détecter cette violation du Code et les politiques et procédures connexes à la Compagnie par leurs subordonnées. Cette discipline peut inclure, quand approprié, la cessation d’emploi au sein de la Compagnie ou toute autre discipline moindre que la Compagnie juge raisonnables et appropriées.

Le Code est rédigé en référant au terme « Employés », qui pour ces fins incluent tous les administrateurs, dirigeants, employés et agents de la Compagnie, incluant, sans s’y limiter, si applicable, les consultants, les distributeurs et les agents de vente. Rien à sujet de l’inclusion des non-employés dans cette définition, qui est le but limité de définir à qui le Code s’applique, confère des droits, des avantages, des bénéfices ou des obligations liées aux employés à des non-employés.

Le Code vise à fournir aux employés un guide général certains problèmes éthiques et légaux courants essentiels au maintien de la réputation commerciale de Bodycad. Il ne couvre pas et ne peut pas couvrir toutes les situations qui peuvent survenir. Sa préservation est fondamentale pour le bien-être continu de notre entreprise. Chaque employé de Bodycad, en tant que dépositaire de la bonne réputation de Bodycad, a la responsabilité personnelle de s’assure que sa conduite protège et promeut les valeurs fondamentales et les exigences éthiques du Code.

Une bonne conduite inclut le strict respect de la lettre des lois, réglementations et politiques qui s’appliquent à notre entreprise. Cela signifie également le respect de l’esprit de ces lois, règlements et politiques et le respect de normes d’éthiques professionnelles et personnelles dans toutes transactions impliquant Bodycad ou ses activités et réputation. Ceci est le principe fondamental de notre Code et personne dans l’organisation n’est exempté de, ou au-dessus de ces principes. Le Code ne peut et n’offre pas de réponses définitives à toutes questions. En conséquence, nous devons compter sur le bon sens de chacun des employés à se conformer à ces principes fondamentaux, notamment pour savoir lorsqu’il est convenable de demander des conseils sur la conduite appropriée. En tant qu’organisation qui promeut les normes les plus élevées d’éthiques et d’intégrité, Bodycad estime que l’intégrité personnelle est essentielle à notre succès et nous nous engageons à fournir un environnement où cette intégrité est encouragée et protégée. Notre réputation est critique. Les clients de notre industrie ont plusieurs choix et ils choisiront le fournisseur av. intégrité. Nous voulons que nos clients sachent que nous sommes le meilleur choix.

B. Implantation du Code

Si l’on découvre que vous avez participer, directement ou indirectement, à une violation, si vous avez reporté une telle violation, en plus du degré de coopération dont vous avez fait preuve et si la violation était intentionnelle ou non, seront pris en compte de manière appropriée par la Compagnie dans une investigation et résultera en une action disciplinaire.

La Compagnie préfère que vous vous identifiiez lorsque vous reportez une violation, simplement pour que la Compagnie puisse vous contacter, si nécessaire, pour plus d’informations afin de conduire une investigation approfondie. Votre identité sera tenue dans la plus stricte confidence dans la plus grande mesure du possible selon les circonstances et en cohérence avec le Code. Cependant, vous pouvez signaler anonymement une violation au PDG en envoyant un courriel à corporatecompliance@bodycad.com. Dans tous les cas, les déclarants doivent conserver toutes les informations relatives à tout rapport en toute confidentialité et ne pas discuter de ces informations sauf avec les responsables de la Compagnie qui mène l’enquête.

Aucune personne signalant une violation ne subira quel qu’onc forme d’embarra public ou ne fera l’objet de représailles suite aux rapports qu’elle aurait faits de bonne foi. Tout employé de la Compagnie qui est responsable de représailles contre des personnes qui signalent de bonne foi des violations connues ou suspectées sera passible d’actions disciplinaires, pouvant inclure un licenciement. Toute personne qui, en toute connaissance, soumet un faux rapport est en violation du Code et sera passible d’action disciplinaire, pouvant inclure un licenciement. 

II. Sommaire et Conformité aux lois et aux Politiques Connexes

Les activités de la Compagnie, de tous ces administrateurs, dirigeants, employés, agents, consultants et autres représentants des affaires de la Compagnie, sont conduites dans un monde de lois et des règlements complexes. C’est la responsabilité de chacun des employés de la Compagnie de s’assurer que leurs activités sont conformes à toutes les lois et règlements applicables, le Code et les politiques et procédures connexes de la Compagnie. En cas de doute sur une activité proposée, il convient de demander conseil au PDG avant d’entreprendre ce genre action.

La suivante est un sommaire des certaines lois, règles et réglementations et les politiques et procédures connexes de la Compagnie qui sont d’une grande importance pour les affaires et les activités de la Compagnie ainsi que le maintien de sa bonne réputation. Ce qui suit n’est pas une discussion exhaustive de chaque sujet, mais vise plutôt à alerter les Employés d’un bon nombre des problèmes communs auxquelles ils pourraient être confrontés de temps à autre en exerçant les affaires de la Compagnie. 

A. Possibilité de Conflit d’Intérêts

Bodycad ne souhaite pas vous décourager ou limiter votre liberté d’investir ou de vous engager dans des intérêts extérieurs, tant que ces activités n’interfèrent pas avec l’exécution de vos obligations envers Bodycad en tant qu’employé. Par la même occasion, vous devez éviter toute sorte d’intérêt financier ou personnel qui pourrait affecter (ou sembler affecter) votre jugement lorsque vous traitez des affaires au nom de Bodycad avec des sociétés ou des particuliers externes. Un conflit d’intérêts survient lorsque le devoir de l’Employé de donner sa loyauté commerciale à Bodycad peut être compromis par un bénéfice réel ou potentiel, direct ou indirect, provenant d’une autre source.

Tous les employés doivent traiter avec des fournisseurs, des clients et toutes autres personnes faisant affaire avec la Société de manière conforme aux intérêts fondamentaux de la Compagnie, sans accorder de faveurs ou de préférences basées sur des considérations personnelles et sans avoir l’aire de le faire. Les Employées doivent leur loyauté à la Compagnie et devraient éviter tout investissement ou association qui interfère ou a le potentiel d’interférer avec l’exercice indépendant d’un bon jugement dans les intérêts fondamentaux de la Compagnie. Puisque toutes les situations ne sont pas claires, chaque fois qu’il y a une question concernant un éventuel conflit d’intérêts, vous devriez consulter le PDG. Si on conflit ou un conflit potentiel devait exister, le problème devrait être résolu de la manière la mieux adaptée aux intérêts de vous et de la Compagnie. Si une divulgation complète est faite, Bodycad peut consentir à ce que vous soyez dans une situation qui semble présenter un conflit d’intérêts, tant que tous les faits sont connus de la Compagnie et qu’il n’y a pas de conduite contraire à l’éthique ou criminelle. 

Pour déterminer si un conflit d’intérêts peut exister, vous devez toujours considérer, non seulement votre propre activités ou intérêts, mais aussi ceux de votre famille immédiate (ex. conjoint(e), parent, frères, sœurs, enfants, nièces, neveux et beaux-parents). Un conflit d’intérêts peut exister, si par exemple, si un membre de votre famille est employé pour ou affilié à un fournisseur de produits de Bodycad. Un conflit peut aussi survenir à l’égard de toutes sociétés, compagnie ou autre entreprise dont vous ou un membre de la famille avec un intérêt. Bien qu’il ne soit pas possible de décrire toutes les situations qui pourraient créer un conflit d’intérêts, ce qui suit est à titre illustratif et décrit certaines activités courantes à éviter :

  1. Intérêts financiers chez les fournisseurs, les clients, les compétiteurs, etc. Détenir un intérêt financier, directement ou indirectement (en tant que propriétaire, employé, actionnaire, partenaire, co-entrepreneur, créancier, garant ou administrateur) dans une entreprise qui fournit des services, des matériaux ou de l’équipement à Bodycad, ou avec lesquels Bodycad est en concurrence, ou auxquels Bodycad fournit des services ou des matériaux, est interdite. S’engager dans de telles activités directement en tant que fournisseur, client ou compétiteur de Bodycad est aussi interdit. La détention d’au plus 1% de titres en circulation d’une société publique (ex. une compagnie dont les actions sont enregistrées auprès de Securities and Exchange Commission) dans laquelle Bodycad n’a pas d’intérêt ne sera pas considéré en violation du Code sauf s’il y a d’autres facteurs qui indiquent un potentiel conflit.
  2. Spéculation personnelle.  Il est interdit de spéculer ou vendre du matériel, des fournitures ou des biens achetés par Bodycad, ou de spéculer ou vendre à votre propre compte des produits vendus par Bodycad.
  3. Sollicitation ou acceptation de cadeaux ou de considérations favorables. Il est interdit de spéculer ou vendre du matériel, des fournitures ou des biens achetés par Bodycad, ou de spéculer ou vendre à votre propre compte des produits vendus par Bodycad. Acceptez des cadeaux matériels, des faveurs, d’allocations spéciales, des rabais ou divertissement ou autres bénéfices qui ne sont pas généralement disponibles auprès des fournisseurs, clients, individus ou entreprise avec lesquels Bodycad fait affaire ou est en concurrence, n’est pas autorisé. Vous pouvez accepter des cadeaux distribués qui sont distribués, en tant que pratique habituelle dans l’industrie, pour une compagnie associée. La valeur ne doit pas dépasser 100$ en valeur par an, des repas et divertissements raisonnables et habituels sont acceptés si un employé et le contact commercial sont présents; à condition que ces cadeaux, repas et divertissements ne soient pas donnés dans les circonstances dans lesquelles une obligation envers le donateur est déclarée ou implicite. De plus, vous devez vous assurer que la poursuite de ces offres de cadeaux, repas et divertissements, ne se développe pas progressivement en obligation implicite ou autre. Les cadeaux qui ne font pas partie de la catégorie précédente doivent être retournés au donateur avec l’explication que la politique de Bodycad ne permet pas l’acceptation du cadeau. Cette politique n’interdit pas la participation à des activités commerciales reconnues, telles que des expositions, des séminaires et des rencontres qui peuvent inclure des salles d’accueil, des repas et des divertissements, à condition que ces invitations ne soient pas sollicitées. Cette section du Code fonctionne en concert avec la Politique sur les Interactions avec des Professionnels de la Santé de Bodycad et, en cas de conflit entre les deux, la Politique sur les Interactions avec des Professionnels de la Santé prévaudra.
  4. Informations Confidentielles ou Protégées.  L’utilisation abusive à des fins personnelles, ou par d’autres, d’informations auxquelles vous avez accès en raison de votre position, ou la divulgation d’informations confidentielles ou protégées aux compétiteurs, à toute autre personne ou entité en dehors de Bodycad ou à d’autres personnes dans Bodycad n’ayant aucun besoin commercial de savoir, est interdite. Les informations confidentielles et exclusives incluses des informations sur tout aspect des activités de Bodycad ou de ses clients ou fournisseurs qui ne sont généralement pas connus du public. Ce comprends, mais sans s’y limité des informations tel que des secrets commerciaux, des informations confidentielles de nature technique, financière ou commerciale ou d’autres « informations privilégiées ». Voir également « Propriété intellectuelle » ci-dessous, qu’elles sont les informations confidentielles. La politique de Bodycad interdit aussi l’utilisation abusive par des employés dans la Compagnie, d’informations obtenues auprès d’anciens employés ou de tiers partis. Les employés doivent veiller à ne pas divulguer par inadvertance des informations confidentielles, car même une divulgation pas inadvertance peut nuire aux intérêts de Bodycad et dans certaines circonstances, peut soumettre un Employé à des réclamations civiles et criminelles.
  5. Activités Externes. Servir une autre organisation ou un individu à quelque titre que soit, tel qu’un employé, un directeur ou un consultant, peut soulever des problèmes en affectant possible la motivation ou la performance d’un employé de Bodycad. Les employés sont censés dévouer leurs meilleurs efforts, compétences et capacités aux intérêts de Bodycad à temps plein. L’autorisation de fournir des services à des tiers doit être préalablement approuvée par écrit par le PDG.
  6. Détournement d’Opportunité Commerciale. Il est interdit de s’approprier, pour gain personnel direct ou indirect, ou de détourner à d’autres une opportunité commerciale dans laquelle Bodycad pourrait raisonnablement être intéressé, sans avoir au préalable mis cette opportunité à la disposition de Bodycad est interdit. Dans des circonstances limitées et uniquement par autorisation écrite du PDG, un employé peut être autorisé à saisir personnellement une opportunité que Bodycad a refusé de saisir.
B. Corruption et Contributions Politiques

Les employés de Bodycad doivent adhérer et se conformer aux normes morales et éthiques dans la conduite des affaires et doivent éviter à la fois les actes répréhensibles et la violation de toute loi ou régulations gouvernementale au cours de l’exécution de leur travail. Certains domaines spécifiques sont abordés dans cette section. Il est toutefois rappelé aux employées que ce Code ne se limite pas aux respects de ces lois et normes spécifiquement énumérées.

  1. Paiements ou cadeaux inappropriés.  Les fonds, les actifs ou les installations de Bodycad ne peuvent être utilisés à des fins inappropriées ou illégales en vertu des lois de toute juridiction, nationale ou étrangère. Effectuer ou recevoir des paiements inappropriés de quelque nature que ce soit en relation avec la conduite d’affaires de la compagnie, directement ou indirectement, est strictement interdit. Les paiements inappropriés comprennent les paiements qui enfreignent les lois, régulations ou guide de conduite, ce qui inclut les politiques et procédures établies par les hôpitaux et les autres clients de Bodycad. De plus, tous arrangements qui aident une autre partie à effectuer ou à recevoir un tel paiement sont inappropriés. Les paiements inappropriés ne doivent pas nécessairement être sous forme d’argent. Ils peuvent inclure des cadeaux ou des services. Par exemple un employé doit :
    1. Ne pas payer ni offrir de payer quoi que ce soit de valeur à un fonctionnaire ou candidat étranger, à un partie politique étranger ou à toute personne agissant à titre officiel pour un gouvernement étranger (ou d’un ministère, une agence or un organisme de celui-ci), aux fins d’influencer l’action, l’inaction ou la décision officielle ou pour obtenir des affaires. Dans les pays où il est coutume d’offrir des cadeaux à des clients et à d’autres pour des occasions spéciales, vous pouvez, avec l’approbation écrite, préalablement appropriée au Compliance Officer, offrir des cadeaux qui sont licites, de nature appropriée et de valeur nominale, à condition que cela ne puisse pas être perçu comme cherchant une faveur spéciale. Cette interdiction, qui est mandatée par le Foreign Corrupt Practices Act de 1977, tel qu’amendée, comprend également les paiements à toute personne dont le payeur sait ou à des raisons de croire que tout ou une portion du paiement sera offert ou donné, directement ou indirectement, aux personnes appartenant aux catégories décrites ci-dessus aux fins susmentionnées; et
    2. ne pas payer ni offrir de payer quoi que ce soit de valeur dans le but d’influencer les actions de toute agence gouvernementale Américaine au niveau de l’état ou local ou un fonctionnaire ou un employé. Cette interdiction s’applique aussi aux paiements à toutes personnes dont le payeur sait ou a des raisons de croire que tout ou une portion du paiement serai utilisé en tant pot-de-vin ou pour influencer autrement l’action du gouvernement; et
    3. ne pas payer ni offrir des pot-de-vin, récompenses ou autres paiements et bénéfices semblables, directement ou indirectement, à aucun fournisseur ou client de Bodycad ou à leurs agents ou employés. Cette interdiction s’applique aussi aux paiements dont le payeur sait ou à des raisons de croire que tout ou une partie du paiement sera utilisé comme pot-de-vin, récompenses ou autres paiements et bénéfices semblables. Cette interdiction comprend des cadeaux ou divertissements de grandeur inhabituelle, puisque de tels cadeaux ou divertissements peuvent être perçus comme constituant une incitation inappropriée pour ces personnes. De même, vous ne devez accepter ou recevoir aucun paiement ou autre objet de valeur (sauf des cadeaux et divertissements nominaux décrits au paragraphe 1(c) ci-dessus) de quiconque ayant une relation commerciale directe ou indirecte avec Bodycad (que le payeur prévoyait l’offrir à Bodycad ou pour votre bénéfice personnel), sauf si le paiement est de la nature d’un remboursement à Bodycad, autorisé par les lois et réglementations applicables. 
  2. Intégrité des livres, registres, factures et paiements et soumissions aux autorités réglementaires. La politique de Bodycad exige que toutes les transactions impliquant des fonds d’entreprises, qu’il s’agisse d’espèce, d’inventaire, d’action, d’installations, d’autres actifs ou autrement, doivent être correctement enregistrées dans les livres et registres de Bodycad de manière à ce que la vraie nature de la transaction soit évidente. La loi fédérale américaine exige que toutes les transactions soient enregistrées comme nécessaire ou appropriées pour permettre la préparation des états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux autres règles et réglementations applicables et pour garantir la pleine responsabilité de tous les actifs et les activités de la compagnie. En aucun cas, il ne peut avoir des fonds ou des actifs non enregistrés de la Compagnie, quelles que soient les fins auxquelles les fonds ou les actifs étaient destinés, ou toute inscription incorrecte ou inexacte faite sciemment dans les livres et les registres de la Compagnie. Les suivantes présentent des exemples de mesure à prendre afin d’assurer l’intégrité des livres et registres de la compagnie :
    1. Aucune inscription fausse, artificielle, incomplète ou trompeuse ne doivent être faite dans les livres, comptes ou registres de Bodycad pour quel qu’onc raison et aucun employé ne doit participer à un arrangement entraînant la création de telles entrées. Par exemple, aucune facture ou bon de commande ne doit être émis ou approuvé s’ils ne reflètent pas correctement la transaction réelle. Une écriture comptable fausse, artificielle, incomplète ou trompeuse est une écriture comptable, qui, de manière raisonnablement détaillée, de reflète pas ou ne décrit pas fidèlement la transaction ou la disposition sous-jacente des actifs, ou n’est pas enregistrée dans le compte approprié.
    2. Aucun fonds ou actif non déclarés ou non enregistrés de Bodycad ne devra être établi ou mis de côté à quelque fin que ce soit, et aucun livre et registre secret ou spécial ne doit être tenu à quelque fin que ce soit. En conséquence, tous les comptes bancaires, fonds, propriétés et actifs de Bodycad doivent être reflétés dans les livres et registres réguliers de Bodycad et être soumis aux procédures de contrôle et aux audits internes établis de Bodycad. Tous les comptes bancaires et les signataires de ces comptes doivent autoriser par l’action appropriée de l’entreprise.
    3. Aucun paiement au nom de Bodycad ne doit être approuvé ou effectuer avec l’intention ou la compréhension qu’une partie ou la totalité de ce paiement sera utilisée pour d’autres fins que celles décrites dans le document à l’appui du paiement. 
    4. Les employés ne doivent pas conclure de transactions ou arrangements dont ils savent ou devraient raisonnablement savoir qu’ils violeraient des lois étrangères ou nationales, et un employé ne devrait pas aider un tiers à violer ces lois. Tout employé ayant des informations ou une connaissance de l’un des actes interdits susmentionnés doit signaler rapidement cette infraction au Président.
  3. Rapports et réclamations du Gouvernement. De nombreuses lois fédérales et d’État ont des spécifications détaillées des données qui doivent être conservées ainsi que les périodes pendant lesquelles ces enregistrements doivent être conservés. Tous les enregistrements doivent être exacts et correctement tenus, à la fois pour satisfaire aux exigences légales et pour permettre à Bodycad de se défendre en cas qu’une question soit soulevée par le Gouvernement ou des parties privées.
  4. Contributions Politiques. Aucun remboursement d’entreprise de contributions politique ne sera, ou ne peut être légalement effectué par Bodycad, que ce soit directement ou indirectement. Les fonds, les installations, les propriétés ou les ressources de Bodycad ne doivent pas être utilisés pour soutenir, directement ou indirectement, tout parti politique ou candidat étranger, fédéral, étatique ou local. Toutes activités politiques doivent avoir lieu à votre propre temps, pas pendant les heures de travail et à vos frais.
C. Relations avec les Clients et les Consultants

Nos relations avec les clients et les consultants sont très importantes pour nous. Nos relations avec les médecins consultants sont régies par des codes de conduites établies pas l’American Medical Association, l’American Academy of Orthopedic Surgeons, AdvaMed, la Canadian Orthopaedic Association, MEDEC et d’autres sociétés professionnelles ainsi que par des normes de l’industrie et une variété de lois et réglementations applicables aux médecins et fabricants d’instruments médicaux. Notre politique a toujours été et continue d’être conforme à ces exigences et normes de conduite. Nous avons inclus volontairement le code d’éthique d’Advamed and MEDEC’s Code of Ethics on Interactions with Health Care Professionals en tant que base pour la manière dont nous et nos représentants respecterons notre Code de Conduite Professionnelle et pour faciliter nos interactions éthiques avec tous les consultants incluant les personnes ou entités qui achètent, louent ou recommandent les produits Bodycad aux États-Unis (« Professionnelle de la Santé »). Nous avons plusieurs politiques et procédures internes qui reflètent ces codes, régulations, lois et guides de conduite, et chacune d’entre elles est incorporée ici par référence. Bodycad et ces employés doivent encourager les pratiques commerciales éthiques et une conduite socialement responsables dans l’industrie et ne doivent pas utiliser d’incitation dans le but de vendre, louer, recommander ou arranger une vente, la location ou la prescription de nos produits. 

D. Poursuites Judiciaires et Enquêtes Gouvernementale

Toutes les demandes de renseignements, enquêtes ou avis du gouvernement et toutes les convocations civiles ou criminelles, plaintes, assignations ou autres procédures judiciaires doivent être immédiatement transmises à Bodycad pour le classement et la réponse appropriée. Toutes violations signalées des lois applicables, réglementations du Code où des politiques et procédures de l’Entreprise apparentée feront l’objet d’une enquête et seront traitées de manière confidentielle dans la mesure du possible dans les circonstances et conformément à l’application du Code. Toutes les enquêtes seront coordonnées par le Président avec l’aide des responsables appropriés de la compagnie. Les employés sont tenus de coopérer dans l’enquête de toutes violations présumées. Si les résultats de l’enquête entrainent l’application de mesures correctives, la Compagnie décidera des mesures à prendre, le cas échéant, pour rectifier le problème existant et prévenir de futures violations similaires. 

Le Président doit être informé immédiatement par téléphone de toute enquête (orale ou écrite, formelle ou informelle), demande de renseignements, assignation de comparaitre, avis ou plainte de nature juridique ou d’enquête de toute agence gouvernementale (nationale ou locale). Les visites sur place des représentants du gouvernement des installations de Bodycad doivent être examinées à l’avance avec un officier supérieur, dans la mesure du possible, et toujours signalées rapidement. Le gouvernement a un vaste éventail de lois pour aider dans ses activités, dont les violations qui peuvent entrainer des sanctions sévères pour les personnes impliquées, y compris des lois vous interdisant d’aider ou de dissimuler les faits liés à une infraction même si vous n’étiez pas impliqué dans l’infraction. Tous les employés sont censés traiter honnêtement et sincèrement avec les représentants gouvernementaux, mais uniquement en consultation avec le conseiller juridique de Bodycad.

  1. Plaintes, assignations et autres procédures judiciaires. Le Président doit être informé immédiatement par téléphone ou par télécopie chaque fois que Bodycad reçoit une plainte d’un avocat externe ou est soumis à toute forme de procédure judiciaire, y compris des injonctions civiles ou pénales, des assignations à comparaitre, des avis de dépôt, prélèvement et d’autres du même genre. 
  2. Traitement des documents juridiques. Le Président doit être informé immédiatement par téléphone ou par télécopie chaque fois que Bodycad reçoit une plainte d’un avocat externe ou est soumis à toute forme de procédure judiciaire, y compris des injonctions civiles ou pénales, des assignations à comparaitre, des avis de dépôt, prélèvement et d’autres du même genre.
  3. Demandes des médias concernant les litiges, les enquêtes ou les accidents. Si Bodycad est impliqué dans un litige ou une enquête digne d’intérêt médiatique, ou un accident ou un incident environnemental, les employés peuvent recevoir des demandes des médias. Pour garantir que des informations factuelles précises sont communiquées, les employés ne doivent pas répondre aux demandes des médias. Au contraire, toutes les demandes doivent être renvoyées au Président. Les autres employées Bodycad devraient s’abstenir de commenter aux médias, officieusement ou non, au sujet des litiges, des enquêtes, des accidents ou des incidents environnementaux. 
  4. Préservations des documents. C’est dans la politique de la Compagnie de se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de conservations des documents. Diverses lois juridiques et fiscales exigent que les documents soient conservés pendant différentes périodes. Si vous prenez connaissance d’un quel qu’onc enquête gouvernementale imminente ou que la Compagnie ou un employé de la Compagnie peut être assigné ou a reçu une assignation à comparaitre, vous devez conserver tous les dossiers qui peuvent concerner une telle enquête ou qui peuvent être potentiellement pertinent à une telle assignation. Si vous vous demandez si un document/enregistrement se rapporte à une telle enquête, vous devez contacter l’Agent de Conformité avant de supprimer ou de modifier ces documents/enregistrements. Les employés ne doivent pas mener leur propre enquête, car les enquêtes peuvent comporter de questions juridiques complexes. Agir par vous-même peut compromettre l’intégrité d’une enquête et peut nuire à vous et à la Compagnie. 
E. Lois Antitrust

Bodycad s’engage à veiller à ce que ses efforts sur le marché soient menés de manière juste et équitable en stricte conformité avec la lettre et l’esprit de toutes les lois et réglementations antitrust, de la compétition et des pratiques commerciales applicables, qu’elles soient fédérales ou étatiques. Le respect de toutes les lois antitrust applicables fait partie de la politique de Bodycad et est la responsabilité de chaque employé. La violation d’une loi antitrust peut entrainer de graves conséquences, à la fois pour Bodycad et pour vous de manière individuelle. Les conséquences possibles incluent, mais ne se limitent pas à, des dommages irréparables à votre réputation et celle de Bodycad, des poursuites pénales et une responsabilité civiles substantielle (y compris des dommages et intérêts triplés dans certains pays). Bodycad s’engage à respecter chacune des lois antitrust applicables dans chaque pays où elle fait ou fera des affaires. Bodycad s’est de plus engagé à mener ses activités de manière à promouvoir des transactions commerciales équitables et compétitives, comme l’envisagent et l’exigent les multiples lois antitrust, les lois et les réglementations commerciales concurrentielles en vigueur dans le monde entier. 

F. Programme d’Égalité d’Accès à l’Emploi

C’est dans la politique de Bodycad d’offrir des chances égales d’accès d’emplois et d’avancement dans tous les secteurs du droit du travail et de l’emploi et de s’assurer qui n’y ait pas de discrimination envers des employés qualifiés ou des candidats en raison de leur race, leur couleur, leur croyance, leur religion, leur sexe, leur âge, leur situation matrimoniale, leur origine nationale, leur citoyenneté, leur physique ou leur handicap mental, leur statut de vétéran ou leur orientation sexuelle. Cette politique d’égalité l’emploi s’applique à toutes les phases de l’emploi y compris, mais sans s’y limiter, au recrutement, à l’embauche, aux compensations, aux bénéfices, aux promotions, aux rétrogradations, aux assignations, aux transferts, aux développements, aux licenciements, aux formations, aux programmes d’aide financière et aux programmes sociaux et récréatifs. Les gestionnaires doivent s’assurer que des motifs discriminatoires ne sont pas présents dans les décisions liées à l’emploi et l’apparition de tels motifs doit être évitée à tout prix.

G. Liberté Contre le Harcèlement 

L’objectif de la compagnie est de créer une atmosphère de travail exempte de toute conduite ayant pour objet ou pour effet d’interférer de manière déraisonnable avec les performances professionnelles d’un employé ou de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant. En particulier, une atmosphère de tension créée par des remarques ou animosités ethniques ou religieuses, des avances sexuelles, des demandes de faveurs sexuelles ou d'autres comportements discriminatoires est interdit sur notre lieu de travail. Le harcèlement sexuel peut comprendre des avances sexuelles importunes, des demandes de faveurs sexuelles et une conduite verbale ou physique de nature sexuelle qui ont pour effet d'interférer de manière déraisonnable avec le rendement au travail d'un employé ou qui créent un environnement de travail intimidant hostile ou offensant.

H. Milieu de Travail Exempt de Drogue

Bodycad s'engage à maintenir un milieu de travail sans drogue. En conséquence, la Compagnie a incorporé une politique de lieux de travail sans drogue, entièrement intégrée aux présentes par renvoi; la politique s'applique à tous les employés de Bodycad, sans exception. Les violations de la politique de lieux travail sans drogue entraîneront des sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement, et ce à la discrétion de Bodycad.

I. La Conformité Réglementaires et l’Assurance de la Qualité

L’entreprise exercera ses activités conformément à toutes les lois et les réglementations applicables régissant la fabrication, l’étiquetage et la distribution des produits de la Compagnie. Au Canada, en particulier, toutes les exigences de Santé Canada doivent être respectées et aux États-Unis, toutes les exigences de la Federal Food and Drug Administration doivent être respectées. Ces lois et réglementations incluent celles relatives aux normes de qualité et sécurité des produits de l’Entreprise. La qualité est et demeure la marque de commerce de la Compagnie. Les employés et les autres personnes associées sont tenus de respecter les normes et les procédures de contrôle de qualité et les procédures d’assurance qualité établies par la Compagnie. Les employées et autres personnes associées qui ont conscience de tout écart en ce qui concerne les normes et les procédures de qualité que ce soit de manière intentionnelle ou accidentels, doivent immédiatement porter ces écarts à l’attention du président de Bodycad.

J. Publicité

La publicité est règlementée par les lois canadiennes et étrangères adoptées dans diverses juridictions dans lesquelles la Compagnie fait ou fera des affaires. En règle général ces lois interdisent les publicités mensongères ou trompeuses et les activités connexes de promotion et la vente de produits de la Compagnie. Toutes les allégations publicitaires concernant les produits de la Compagnie (incluant les allégations sur l’emballage) doivent être véridiques et doivent reposer sur une base factuelle raisonnable. Aux États-Unis, en particulier, la Federal Trade Commission exige que toutes les allégations publicitaires soient justifiées avant leur publication ou diffusion. Il est essentiel que la publicité soit claire et exacte, non seulement pour se conformer aux lois applicables, mais aussi pour préserver la bonne volonté, l’intégrité et la réputation de la Compagnie. Aucun employé de la compagnie ne doit créer, approuver, diffuser ou permettre à quiconque de créer ou de diffuser des documents publicitaires pour les produits de la Compagnie qui sont faux, trompeurs ou mensongers ou qui sont non conformes avec les lois applicables. Il est impératif que toutes les publicités et affirmations sur les produits, qu’elles soient faites au public ou réservées aux professionnels, qu’elles soient faites par le biais de médias ou sur les emballages de produits, brochures ou autres, soient examinée par le personnel approprié de la Compagnie afin de garantir sa conformité avec la politique de la Compagnie avant d’être diffusées.

K. Discipline pour Violations. 

La Compagnie peut prendre des mesures disciplinaires contre (a) tout employé qui autorise ou participe directement, et dans certaines circonstances, indirectement, à des actions qui sont en violation aux lois applicables, réglementations, au Code et aux politiques et procédures connexes de la Compagnie; (b) tout employé qui ne signale pas une violation des lois applicables, réglementations, le Code ou les politiques et procédures connexes de la Compagnie ou qui retient des informations d’une violation qu’il connait ou aurait dû connaitre; (c) tout superviseur(e)(s) du contrevenant dans des circonstances qui indiquent une supervision inadéquate ou un manque de diligence de la part de ce(s) superviseur(e)(s); (d) tout membre du personnel de la Compagnie qui tente de riposter, directement ou indirectement, ou d’encourager d’autres à le faire, contre une employé qui signale une violation des lois et des règlements applicables, du Code ou des politiques et procédures connexes de la Compagnie; et (e) tout employé qui dépose délibérément un faux rapport de violation du Code.

L. Environnement, Sécurité et Santé

La Compagnie reconnaît son obligation en tant qu’entreprise respectueuse de ses obligations sociales de mener toutes ses activités de manière à préserver et promouvoir un environnement propre, sur et sain. C’est dans la politique de la Compagnie que tous les employés respectent à la lettre et l’esprit des lois et règlements applicables en matière d’environnement, de sécurité et de santé et les politiques publiques qu’elles incarnent. La Compagnie s’est engagée à éliminer tout danger du lieu de travail, à fournir à ses employés un environnement de travail sur et saint et à c'est conformé à toutes les lois et normes applicables en matière de sécurité et de santé au travail. La Compagnie veillera au respect de cette politique par une auto-surveillance vigilante, de la formation et, si nécessaire une discipline du personnel de la Compagnie à tous les niveaux. 

La politique de la Compagnie est de rechercher des moyens de s'assurer que ses activités non seulement respectent, mais dépassent, les normes environnementales applicables. Les conséquences du non-respect de la politique environnementale de la société peuvent être graves pour la société et les personnes impliquées, ainsi que pour le personnel de la société et les communautés dans lesquelles nous opérons et vivons. L'objectif de l'entreprise est d'éviter la pollution et non de la nettoyer.

La CNESST de la province de Québec au Canada réglemente la sécurité physique des employés et l'exposition aux conditions de travail qui pourraient nuire aux employés. D'autres lois réglementent toutes les substances ou mélanges chimiques susceptibles de présenter un risque de préjudice pour la santé ou l'environnement. Ces lois et règlements applicables sont complexes et leur violation peut entraîner des sanctions sévères. Si vous êtes confronté à un problème environnemental ou sanitaire, vous devez contacter immédiatement votre supérieur ou le président. Si vous apprenez de quelque source que ce soit que le matériel fabriqué, traité ou distribué par Bodycad peut présenter un risque substantiel d'atteinte à la santé ou à l'environnement, vous devez le signaler immédiatement à votre supérieur.

Tout incendie, accident ou incident environnemental importants doit être immédiatement signalé au président de la société. Si l'incident attire l'attention des médias, le président ou son représentant agira en tant que porte-parole pour communiquer avec les médias. Le porte-parole désigné doit veiller à ce que la communication avec les médias soit exacte, succincte, factuelle et sincère. Les informations confidentielles ne doivent jamais être révélées.

M. Responsabilité du signalement de violation

Toute personne associée à la Compagnie est responsable de respecter le Code et les politiques et procédures connexes de la Compagnie. Les violations doivent être immédiatement signalées au président. 

IV. Modification, Dérogation, et Divulgation Publique

Bodycad peut modifier le Code comme il le juge approprié. Bodycad s'attend à ce que ses administrateurs, dirigeants, employés et autres personnes associées à la société adhèrent au Code à tout moment. Dans des circonstances limitées et appropriées, cependant, Bodycad peut, sans y être obligé, renoncer aux dispositions du Code. Tout administrateur, dirigeant, employé ou autre personne associée demandant une dérogation doit contacter le président. Bodycad divulguera tout amendement au Code (à l'exception d'un amendement technique, administratif ou autre non substantiel) et toute renonciation au Code conformément aux lois, règles et réglementations applicables.

TOUS LES GESTIONNAIRES ET SUPERVISEURS SONT RESPONSABLES DE L'APPLICATION ET DU RESPECT DE CE CODE, Y COMPRIS LA DISTRIBUTION NÉCESSAIRE POUR ASSURER LES CONNAISSANCES ET LE RESPECT DES EMPLOYÉS. SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS, N'HÉSITER PAS OU NE SOYEZ PAS EMBARRASSÉ DE POSER DES QUESTIONS ET DEMANDER DES CONSEILS.